※職員同士の情報共有等を基にしたものであり、あくまで“足がかり”のためのものです。実際の業務では誤りがないか誰かとダブルチェックするなど、状況に応じて確認するようお願いします。

市役所業務で使えるエクセル式

​VLOOKUP

各システムからエクセル形式で情報を抜き出し、必要な情報だけを集約する

=VLOOKUP(A1, 支出!A2:D999, 2, FALSE) ←これをコピーのうえ編集してご使用ください。

​ 神戸市の業務でよく使われる様々なシステムには「CSV出力」という機能があります。これはシステム内の情報をエクセル形式でシステム外に取り出すもので、この機能を利用することで資料作成や調査の効率が格段に上がります。

※なお、CSVのままでは編集ができないので「名前を付けて保存」によりエクセル形式を選んで保存し直す必要があります。

​ 例えば、工事に関する下の様な情報があるとして、その中の五宮町道路工事の契約から支払いまでの日付を調べたいとします。

​CSV出力した状態では、ほしい情報が各シートに分かれていることがほとんどです。

VLOOKUP説明画像(前段階)).png

 契約日は「契約」のシート、完成払日は「支出」のシートなど、分かれていて手作業で集約するのは大変。

​ そこで、VLOOKUP関数を使用し一つのシートに情報を自動的に拾い集めます。この際、重要なのはどのシートにも共通してある「通し番号」の様なものを使用することです。多くの場合は、それぞれのシートに共通する番号が記載されているので探してみましょう。

VLOOKUP説明画像1.png

 これにより、2022070105という工事番号の行にある契約日、検査合格日、完成払日の情報を集約することができます。

​【式の意味】

=VLOOKUP(A1, 工事!A2:D999, 2, FALSE) 

の式の意味は、

A1のセル(例では「2022070105」)と同じ数値を

「工事」のシート内で探す。

検索対象は範囲はA2~D999。

​2列目の数値(「工事」のシートの「工事名」)を取得し数式を入力したセル(「集計」のシートのA2のセル)に表示させます。

​ また、数式をコピーして何列も同時に多くのデータを一瞬で収集することも可能です。

VLOOKUP(応用).png

​ 各工事の契約日から支払い日までの情報を集約。

 ただし、ここで注意していただきたいのは、上の数式のコピーから作成した場合、ドラッグコピーしてほかのセルに適用する時に欲しいデータのセル(例で言えば「集約」シートのA1)がずれてしまう(横の列にドラッグコピーによりB2)になってしまうということです。

 そこで、状況に応じて数式に「$」を入れることで解決できます。下の式は「A」と「1」の前に「$」を挿入したことでドラッグコピーしてもA1を基準とする式を維持してドラッグコピーが可能となります。

=VLOOKUP($A$1, 工事!A2:D999, 2, FALSE)

​「$」は状況に応じて使い分けましょう。

【VLOOKUPの使用例】

・会計検査等のための資料

​・市会をはじめとした資料作成時

・決算や予算資料作成

​・その他緊急で資料を作成する場合など